Gambaran Sistem Informasi

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI

Banyak  aktifitas  manusia  yang  berhubungan  dengan  sistem  informasi,  entah disadari atau tidak, sistem informasi telah banyak  membantu manusia.

Ada bermacam-macam sistem informasi antara lain :

• Sistem  Reservasi  pesawat  terbang  :  digunakan  dalam  biro  perjalanan  untuk melayani pembelian / pemesanan tiket.
• Sistem  untuk  menangani  penjualan  kredit  kendaraan  bermotor  sehingga  dapat digunakan untuk memantau hutang para pelanggan.
• Sistem  biometrik  yang  dapat  mencegah  orang  yang  tak  berwenang  memasuki fasilitas-fasilitas  rahasia  atau  mengakses  informasi  yang  bersifat  rahasia  dengan cara menganalisa sidik jari atau retina mata.
• Sistem  POS  (point  of  sale)  yang  diterapkan  pada  kebanyakan  pasar  swalayan dengan dukungan pembaca barcode untuk mempercepat pemasukan data.
• Sistem  telemetri  atau  pemantauan  jarak  jauh  yang menggunakan  teknologi  radio, misalnya untuk mendapatkan suhu  lingkungan pada gunung berapi atau memantau getaran pilar jembatan rel kereta api.
• Sistem  berbasiskan  kartu  cerdas  (smart  card)  yang  dapat  digunakan  juru  medis untuk  mengetahui  riwayat  penyakit  pasien  yang  datang  ke  rumah  sakit  karena didalam kartu tersebut terekam data-data mengenai pasien.
• Sistem  layanan  akademis  berbasis  web  yang  memungkinkan  mahasiswa memperoleh data-data akademis atau bahkan dapat mendaftarkan mata kuliah-mata kuliah yang diambil pada semester baru.
• Sistem  pertukaran  data  elektronis  (Electronic  Data  Interchange)  yang memungkinkan  pertukaran  dokumen  antar  perusahaan  secara  electronis  dan  data yang terkandung dalam dokumen dapat diproses secara langsung oleh komputer.
• E-Government atau system informasi layanan pemerintahan yang berbasis internet.

Gambar 1.1  Sistem informasi yang sederhana (attachments 1)

Perlu diketahui bahwa sistem informasi tidak harus selalu berbentuk kompleks. Gambar 1.1. memperlihatkan sebuah sistem  informasi yang bersifat sederhana. Sistem  tersebut hanya  digunakan  untuk mencatat  transaksi  penjualan  dan melibatkan  satu  orang  saja, melalui  sebuah  komputer,  pemakai memasukan  data  penjualan  dan  saat  setelah  toko ditutup,  laporan  harian  penjualan  dicetak.  Selanjutnya,  laporan  digunakan  untuk melakukan analisis tentang barang-barang yang  laku yang berguna untuk pengambilan keputusan pembelian barang.

Hal-hal yang bisa dikerjakan oleh  sistem  informasi  tentu  saja  terkait dengan kemampuan yang dapat dilakukannya (Turban, Mclean dan Wetherbe : 1999) adalah sebagai berikut :

• Melaksanakan komputasi numeric, bervolume besar dan dengan kecepatan tinggi.
• Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat dan cepat.
• Menyimpan  informasi  dalam  jumlah  yang  besar  dalam  ruang  yang  kecil  tetapi mudah diakses.
• Memungkinkan pengaksesan informasi diseluruh dunia dengan cepat dan murah.
• Meningkatkan  efektifitas  dan  efisiensi  orang-orang  yang  bekerja  dalam  kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi.
• Menyajikan informasi yang jelas yang menggugah pikiran manusia.
• Mengotomasikan  proses-proses  bisnis  yang  semiotomatis  dan  tugas-tugas  yang dikerjakan secara manual.
• Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
• Pembiayaaan yang jauh lebih murah daripada pengerjaan secara manual.

Kemampuan-kemampuan ini mendukung sasaran bisnis yang mencakup :

• Peningkatan produktivitas.
• Pengurangan biaya.
• Peningkatan pengambilan keputusan.
• Peningkatan layanan ke pelanggan.
• Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis lainnya.

Dengan  kemampuannya  yang  memudahkan  pengaksesan  informasi,  komputer  menjadi sangat  berguna  bagi  siapa  saja,  tidak  terbatas  pada  manajer  atau  staf  dalam  suatu organisasi, tetapi juga bagi para pelanggan yang ikut menikmati hasilnya.

Gambar 1.2. Sistem informasi berhubungan dengan pemakai (attachments 2)

Oleh  karena  itu  tidaklah  mengherankan  jika  perusahaan-perusahaan  bisnis  masa  kini melibatkan  komponen  perilaku  dan  teknologi  yang  berinteraksi  di  dalam  lingkungan sosioteknologi (O’Brien,1996). Gambar 1.3 memperlihatkan keadaan ini.

Gambar 1.3 Sistem informasi dan teknologi informasi mempunyai interaksi terhadap komponen-komponen penting dalam perusahaan (attachments 3)

Ada empat peranan penting dalam sistem informasi dalam organisasi (Alter,1992), yaitu :

1. Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas
2. Mengaitkan perencanaan,pengerjaan dan pengendali dalam sebuah subsistem
3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem
4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem.

Hak Akses Admin

• ADMINISTRATORRole ini memiliki kedudukan tertinggi di dalam hak akses wordpress. User ini bisa memiliki akses semua fitur yang ada didalam WordPress, antara lain administrasi plugin, manajemen user, manajemen artikel baik yang bersifat private maupun publik (bisa berupa post maupun page), pengaturan theme, manajemen kategori, file dan media yang diupload serta mampu memoderasi komentar.
• EDITORRole yang berada dibawah administrator adalah editor. Hak akses yang dimiliki oleh editor adalah melakukan segala bentuk administrasi semua artikel (bisa berupa post maupun page), manajemen kategori, upload file/media serta melakukan moderasi komentar. Akses yang TIDAK bisa dilakukan oleh editor adalah manajemen user, plugin dan theme.
• AUTHORRole setingkat dibawah Editor adalah Author, ia berhak mengatur manajemen artikel (berjenis post) yang ditulisnya sendiri termasuk dapat mem-publish artikelnya sendiri, serta berhak melakukan upload file. Bedanya dengan role Editor adalah, dia tidak bisa melakukan moderasi komentar (meskipun komentar itu berada pada artikel yang di postingnya sendiri).
• CONTRIBUTORRole yang letaknya persis dibawah author hanya berhak untuk menulis artikel (berjenis post) serta mengeditnya. Artikel yang bisa diedit, hanya artikel yang ditulis oleh contributor itu sendiri. Artikel yang telah ditulis oleh contributor hanya bisa dipublish oleh Level Administrator atau Level Editor, dengan kata lain contributor tidak bisa mempublish tulisannya. Artikel yang telah di publish oleh Administrator atau Editor tidak dapat diedit/dihapus lagi oleh contributor.
• SUBSCRIBERRole subscriber adalah level yang paling bawah dalam manajemen role WordPress. Subscriber dapat membaca, dan memberikan komentar. Kelebihan subscriber dibandingkan dengan pengunjung biasa (guest user) adalah, subscriber dapat membaca post yang di “private” dan mengomentari post yang kolom komentarnya telah dilimit/dibatasi atau dibuat ketentuan “Users must be registered and logged in to comment” pada menu Discussion Settings.Hak

Metode konversi Sistem

Metode Konversi Sistem Informasi

James A. O’Brien (2006) mengatakan bahwa operasi awal dari sistem bisnis yang baru, dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi (convertion) dari penggunaan sistem yang ada saat ini ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Pada saat menganalisis konversi sistem perlu dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus untuk dilakukan. Teknik konversi sistem yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan sistem yang baru yaitu :

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi yang dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikan dengan sistem yang baru. Konversi ini langsung mengimplementasikan sistem dan memutus serta meninggalkan sama sekali  sistem yang lama. Syarat dapat diimplementasikan sistem ini adalah sistem baru merupakan bagian kecil saja dari seluruh sistem dan sistem tersebut tidak menggantikan sistem lain.

Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan dari penggunaaan konversi langsung yaitu biaya yang dikeluarkan relatif tidak mahal. Sedangkan kelemahannya yaitu mempunyai resiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.

Gambar 2. Metode Konversi Langsung

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi membutuhkan biaya yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.

Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama. Kelebihan  dari penggunaan sistem konversi separalel yaitu dapat memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan kelemahannya adalah besarnyabiaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.

Gambar 3. Metode Konversi Paralel

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi dilakukan secara bertahap dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Apabila tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada melakukan konversi langsung.

Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interfacedengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses databasebaru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Gambar 4. Metode Konversi Bertahap

Kelebihan menggunakan metode konversi bertahap yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang diakibatkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang agak longgar kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Sedangkan kelemahan dari metode konversi bertahap yaitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporerdengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor (lokasi dipilih berdasarkan pertimbangan tertentu). Apabila konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi. Jenis konversi pilot terdiri dari Direct Pilot Cut Over, dan Phased in Over.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit beresiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel.

Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Sistem informasi

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Sistem Informasi (SI) ^[1] adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.^[2] Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.^[3]

Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan komputer sistem TIK, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen TIK. Hal ini terutama berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu untuk mengontrol kinerja proses bisnis.^[4]

Alter berpendapat untuk sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja. Sistem kerja adalah suatu sistem di mana manusia dan/atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan/atau jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi.^[5]

Dengan demikian, sistem informasi antar-berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain. Sistem informasi adalah suatu bentuk komunikasi sistem di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk dari memori sosial. Sistem informasi juga dapat dianggap sebagai bahasa semi formal yang mendukung manusia dalam pengambilan keputusan dan tindakan.

Sistem informasi merupakan fokus utama dari studi untuk disiplin sistem informasi dan organisasi informatika.^[6]

Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.^[7]

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.^[8]

Sistem informasi  adalah kumpulandari  sub-sub  sistem baik phisik maupun non phisik yang  saling berhubungan  satu sama  lain dan bekerja  sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.^[9]

Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).

Komponen

Komponen prosedur dalam SI berkaitan dengan prosedur manual dan prosedur berbasis komputer serta standar untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna. Suatu prosedur adalah urutan langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan satu atau lebih aktivitas pengolahan informasi. Pengolahan informasi ini dapat dikerjakan dengan pengguna, atau kombinasi pengguna dan staff TI. Suatu bisnis terdiri dari berbagai macam prosedur yang digabungkan secara logis untuk membentuk suatu sistem. Sebagai contoh sistem yang umumnya ada dalam suatu organisasi adalah sistem penggajian, personalia, akuntansi, dan gudang.

Ini terdiri dari komputer, instruksi, fakta yang tersimpan, manusia dan prosedur.

SI dapat dikategorikan dalam empat bagian:

1. Sistem Informasi Manajemen
2. Sistem pendukung keputusan
3. Sistem Informasi Eksekutif
4. Sistem Pemrosesan Transaksi